LEAN i praksis

LEAN-side med blog og GRATIS LEAN-værktøjer til download.

Denne blog er for Jer der arbejder med LEAN i hverdagen, eller gerne vil vide mere om LEAN.

LEAN skal anvendes i praksis – man kan ikke læse sig til det – så kast Jer ud i det, fjern spild, fokusér på kunden og del Jeres viden med kollegerne – det giver en fantastisk effekt.

Mangler du et par slides for at vise LEAN-værktøjerne, så kast dig over fanerne med forskellige LEAN-emner – det er helt gratis !

Deltag aktivt, og foreslå gerne nye emner som er vigtige i Jeres situation.

Udgivet i LEAN i administrative processer, LEAN i produktion, LEAN-implementering, LEAN-værktøjer | Tagget ,

Sådan kommer du igang med LEAN

Findes der en “rigtig” måde at komme igang med LEAN på? – nej måske ikke, men der findes nogle gode råd til, hvad der er godt at tage hensyn til, når man tænker, at det kunne være vejen frem.

Find ud af hvad LEAN går ud på

Hvis du ikke allerede er skarp på, hvad LEAN går ud på, så gør en aktiv indsats, for at finde ud af det. Det kan være du kender nogen, der kan vise dig noget fra deres virksomhed, eller der er nogle bøger du kan læse (evt. mine hæfter), du kan deltage i foredrag, kurser eller arrangementer, så du får en klar fornemmelse af, hvad hovedelementerne går ud på.

Du kan også invitere forskellige videnspersoner på området, til at fortælle om LEAN og metoderne i værktøjskassen, for dermed at få et billede af, hvordan det kan anvendes i din situation.

Sæt rammen om LEAN hos jer

Det næste, der er vigtigt, er at få sat en ramme for, hvad LEAN er hos jer, det kan gøres i samarbejde med en konsulent, eller en intern LEAN-medarbejder, hvis i har en sådan ansat, efter at have vedtaget det er vejen frem

Når jeg skriver i skal “sætte rammen”, så er det de overordnede ting omkring LEAN, der skal på plads, altså skal en styregruppe vedtage forskellige tilgange til LEAN, så det formes i forhold til jeres dna, for LEAN skal formes, og ikke bare kopieres fra naboen.

Når i sætter rammen, vil der også komme emner op omkring:

  • Uddannelse af medarbejdere og ledere
  • Fastholdelse af tiltag – hvordan (også synlighed)
  • Materialevalg – skal der laves foldere, eller noget elektronisk information
  • Kommunikation om LEAN – Hvem og hvordan
  • Målet med LEAN – dels som tal, men også med ord – hvorfor arbejde med LEAN
  • Tidsrammen – hvornår ønsker i at gå igang, – diverse deadlines/milepæle
  • LEAN-ledelse, kræver det noget specielt, eller er folk klædt på til opgaven

Det kan godt virke noget uoverskueligt at gå igang med, men lav en plan, og hold den, det plejer at hjælpe.

De første LEAN-tiltag er altafgørende

Nu er i klar, til at gå igang, der er lavet masser af materialer, kommunikationen er på plads, så startskudet skal fyres af, men hvordan gør man lige… – det er jo første gang, og man vil gerne have succes, lige fra start.

Et at de vigtigste ting er forberedelse, åbenhed, dialog og ikke mindst inddragelse af så mange som muligt.

Mange vedtager, at et pilotprojekt skal gennemføres i en afdeling, inden der skydes med spredehagl, ud i hele virksomheden, det giver rigtig god mening, for her kan man afprøve forskellige metoder, for dernæst at lave løbende forbedringer, inden det rulles fuldt ud.

I denne fase, er det vigtigt, at være åben og ærlig i forhold til, om det man har vedtaget tidligere, rent faktisk også virker, der kan sagtens være små justeringer, men pas på, for vi er i en forandringsproces, hvor det til tider kan være nemmere, at falde tilbage, og bare gøre som vi plejer, og det der LEAN, det var vist ikke noget for os  alligevel !

Vi er i arbejdstøjet, hvad LEAN angår, det er hårdt arbejde, med masser af frustrationer, ekstra opgaver, en drift der skriger på udførsel, nye handleplaner som skal gennemføres, og i det hele taget er organisationen nu en smule stresset. Det havde man måske ikke lige forudset, men det er hel normalt, og noget der skal arbejdes med.

I denne fase, er det vigtigt at få synliggjort, hvad man arbejder med, og ikke mindst hvad effekten af det er, så alle kan se, at det faktisk hjælper, at gå ind og arbejde med processer, mindre silotænkning, og fjernelse af spild, til glæde for værdikæden, og i sidste ende kunden.

LEAN tager tid, og kræver handling

Nogen tænker måske, at LEAN er noget man kan gøre “bare sådan lige” – men nej, det er det ikke,  men man kan afbøde mange ting, ved at være klar, inden man går igang, så brug noget tid på planlægning og forberedelse, det betaler sig.

Efterhånden som LEAN bliver implementeret, vil man også opleve, at det mere og mere, bliver en del af hverdagen, ligesom så mange andre ting, det er ikke noget “særligt” mere, men noget vi gør, fordi sådan arbejder vi “her hos os”.

Det kan godt lyde som om, det slet ikke kan betale sig at gå igang med LEAN, for det er da ufattelig besværligt, men NEJ, jeg anbefaler helt klart, at man går igang, for der er masser at komme efter, og ofte op til 10-20% effektivitetsstigninger, uden at lave store investeringer, så der nu er plads til at vækste og udvikle i stedet for at brandslukke og kæmpe, for at nå leveringerne til kunderne.

Lad LEAN være startskud til bedre samarbejde

Ofte opleves det også, at arbejdet med LEAN har nogle “sidegevinster” i form af bedre kommunikation, færre sygedage, mindre stress, så alt i alt er LEAN faktisk med til at højne trivslen i virksomheden, til glæde for såvel medarbejdere som hele virksomheden, der er bedre rustet til fremtiden.

Desuden er LEAN ofte med til at højne samarbejdet til leverandører og kunder, da der arbejdes med løbende forbedringer på processerne, til gælde for alle parter.

Start eventuelt med en SWOT analyse på, hvad LEAN kan gøre hos jer, det giver overblik, og sætter en masse tanker igang.

Rigtig god fornøjelse med LEAN i din virksomhed.

Hvad ved du om LEAN

LEAN kan med fordel implementeres i mindre bidder.

Udgivet i Fokus på kunden | Tagget , , , | Skriv en kommentar

KLAR kommunikation – hos DDV

At kommunikere og være “klar i spyttet”, som nogen vil sige, kan være lidt af en kunst, også når man internt, skal kommunikere med hinanden.

Jeg er hyret ind hos DDV (Den Danske Vedligeholdsforening), for at komme med mine bud på, hvad KLAR kommunikation er, eller kan være, når vi arbejder med vedligehold, og skal kommunikere med en produktion, planlæggere osv. omkring diverse tiltag.

Emnet er meget relevant, synes jeg, da jeg til tider oplever, at man ikke rigtig kommunikerer MED hinanden, man kommunikerer faktisk meget mere OM hinanden, hvilket ikke giver et godt samarbejdsklima.

Men hvad er KLAR kommunikation, det har jeg blandt andet beskrevet i mit nyeste hæfte, der handler om kundefokus – du kan se mine tanker herunder, hvor det er “kunderettet”, men man kan vel også se produktionen som “kunde”, når man arbejder i vedligehold.

Konkret Forsøg at være så konkret som mulig, og målret din kommunikation til den specifikke kunde.

Kortfattet kommunikation kan ofte være en fordel, så budskabet er entydigt.

Letforståeligt Kommuniker i et letforståeligt sprog, så du ved, at kunden forstår hvad du mener.

Måske du ikke skal bruge for mange fremmedord, eller fagudtryk, til nogle personer, mens andre netop skal have masser af disse ord i kommunikationen.

Det er her vigtigt, at man kender sin kunde, og kan målrette kommunikationen i forhold til dette.

Anerkendende Det kan godt være, du synes kunden er uretfærdig, og ikke har ”fattet noget som helst” – men lad være med at lade det komme til udtryk i din kommunikation.

Lyt til kunden, og anerkend, at her er der noget der skal tages hånd om – og gør så noget ved det.

Fortæl gerne kunden, at du anerkender et givent synspunkt.

Relevant Vær bevidst om hvornår kommunikation er relevant, i forhold til kunden.

Både for meget, og for lidt kan være spild, så gå i dialog med kunden om, hvad der kan være udslagsgivende for kommunikation.

Spørg eventuelt ind og evaluér i faste intervaller, og meld ud i virksomheden omkring dette, så alle er klar over, hvad kunden finder relevant.

Aftal også gerne med kunden, hvordan der skal kommunikeres i givne situationer, skal der ringes, mailes, eller noget helt andet.

Er du medlem af DDV, kan du deltage d. 2. marts, og blive klogere på jeres kommunikation, og brugen af tavler i den forbindelse – det skal nok blive inspirerende.

klar-kommunikation-og-brugen-af-tavler

Udgivet i Ikke kategoriseret | Skriv en kommentar

LEAN i produktion og administration, hvad er forskellen egentlig ?

Arbejdet med LEAN går ud på at se på arbejdsprocesserne, definere flowet, finde (og fjerne) spild, skabe enighed om future state i værdikæden, samt en hel masse mere, for det kan ikke skrives på 3 linjer.

Nogen vil hævde, at der er endog meget stor forskel på at arbejde med LEAN i produktion, og i administration, ja måske… – men er der nu også det ?

Jeg vil her komme lidt ind på, hvordan jeg oplever forskellene, og om det har den store betydning, eller om det “bare er noget vi bilder os ind”.

Uanset hvor man arbejder med LEAN, er det vigtigt at starte godt op, med masser af læring om LEAN, fastlæggelse af en strategi, kommunikere om hvad der konkret sættes igang, osv. – så her, i opstarten, er der ikke de store forskelle.

Tager vi et kig på LEAN-principperne, så er de ens, uanset om vi er i produktion eller i administration.

De 5 LEAN-principper er grundlæggende for arbejdet med LEAN

De 5 LEAN-principper er grundlæggende for arbejdet med LEAN

Spildtyperne, de må da være forskellige, tænker nogen så, men NEJ, det er altså de samme spildtyper, det er blot definitionen af spildtypen der er forskellig.

Brug de samme spildtyper, i stedet for at “opfinde nye spildtyper”, som kan være med til at forvirre medarbejderne, som pludselig ikke kan tale sammen, da vi jo arbejder enten i administration eller produktion – det er langt nemmere, hvis vi har samme hovedbetegnelse for spildtyperne.

spildtyperne i LEAN

Kigger vi på værktøjerne, så er der naturligvis forskel på, at lave en værdistrømsanalyse i administration og i produktion.

Selve metoden er det samme, så det brune papir og post’its er i anvendelse, uanset hvad. Når vi kigger på selve udarbejdelsen, vil der være nogen forskelle, da det ofte er lettere at beskrive procestider mv. i en produktion, også fordi der ofte er mere ens processer. Her er man ofte udfordret i administrationen, hvor der er forskellige procestider, for den samme opgave, men det kan sagtens beskrives, så man får en beregnet proces- og gennemløbstid.

Vigtigt er det, at beskrive metoderne, når vi er i administrative processer, mens man i produktion mere beskriver maskintid, og naturligvis alle de udfordringer der findes.

Tavler kan med fordel anvendes i alle sammenhænge, det gælder om at se, hvilke muligheder der ligger for at etablere målstyring, skabe synlighed, overblik osv. ved hjælp af forskellige tavler.

Ser man på metoden 5S, som handler om orden og ryddelighed, så er det igen ofte sværere i administrationen, da der her til tider er flere “personlige” ting, som oftest ikke findes i produktionen. Derudover, er det ofte nemmere at se effekten af 5S i produktionen, men den ER der også i administrationen, den er blot ikke så synlig.

Jeg kommer ikke her ind på flere metoder, men tænk selv igennem, hvad forskellen egentlig er, måske den slet ikke er så stor endda.

Implementeringen af LEAN kræver vedholdenhed, vilje og masser af energi, uanset hvor man arbejder, men jeg hører ofte, at der arbejdes mest med LEAN i produktionen, og at administrationen er “fravalgt”.

Årsagen til at LEAN i administrationen fravælges, den kender jeg desværre ikke, men vil gerne opfordre til, at der kigges på LEAN i administrationen, og i snitfladen mellem administration og produktion, for her er der masser at komme efter, ja faktisk ofte mere, end du umiddelbart tror.

Jeg har rigtig gode erfaringer i arbejdet med LEAN i administrative processer, der er masser af muligheder, det gælder blot om at komme igang, så værdiskabelsen kommer i fokus.

Rigtig god fornøjelse med LEAN, både i produktion og administration.

Udgivet i LEAN i administrative processer, LEAN i produktion | Tagget , , | Skriv en kommentar

Når e-mails tager overhånd som kommunikationsvej

Kender du det, der kommer en mail i indbakken, du kigger på den, tænker, den tager jeg lige senere, og pludselig har du glemt alt om det.

Eller du modtager en mail, forstår ikke helt, hvad afsender egentlig vil have du skal gøre, så du skriver retur, og venter, får svar, skriver retur, venter, får svar, skriver retur, venter og sådan kan det blive ved.

Måske modtager du en mail med information om noget meget vigtigt, som faktisk har meget stor betydning for din arbejdssituation, du forstår ikke helt hvad det betyder, men kan ikke lide at skrive retur, så du bliver måske bekymret, men gør ikke mere ved det, og afventer til der sker yderligere.

Du modtager en mail, hvor du tænker, han/hun var da godt nok sur, og nævner det for en kollega, som har opfattet mailen på en helt anden måde, nå, mystisk – ja men vi forstår jo ikke alt på samme måde.

Næste mail du modtager, aner du faktisk ikke om er en du skal tage dig af, for der er mange der har modtaget den samme mail, det kan du se i modtager og cc felterne, så du gør ikke noget, for det er jo ikke nævnt i mailen, at du faktisk har ansvar.

Ja, vi kan blive ved, for mailen har overtaget rigtig meget kommunikation, overalt i vores samfund, med det til følge, at vi ikke taler så meget med hinanden mere, for det er der jo ligesom ikke “brug for”

Hvad ville der egentlig ske ved at ringe, eller gå hen til den kollega, så man ser hinanden i øjnene, eller hører hinandens stemme, når vi skal afgøre en vigtig sag, eller overdrage en opgave? – vel ikke så meget andet, end at vi kommer hinanden ved, og i højere grad føler sammenhold og team-spirit, i stedet for mailen, som oftest er ret upersonlig.

Begrebet tidsrøver, er vist ikke hel forkert at bruge om anvendelsen af mails, naturligvis ikke i alle sammenhænge, men i en del tilfælde, kan personlig henvendelse være langt mere optimal, end denne skriven frem og tilbage.

Blot nogle tanker en søndag aften, hvor jeg lige gennemgik mail-boksen, for at se hvad der skulle svaret på inden en ny uge starter 🙂

you-have-got-mail

Udgivet i Kommunikation og dialog | Tagget | Skriv en kommentar

Når drømme skal blive til virkelighed

Sikke noget, at skrive om drømme på en side der handler om LEAN !

Ja, det kan man godt sige, men drømme og LEAN hænger faktisk rigtig godt sammen, synes jeg.

Når du arbejder med LEAN, kigger vi, i første omgang, på hvordan arbejdsprocesser og metoder ser ud “i dag”. Vi taler en masse om udfordringer, ser løsninger, bliver klogere, definerer spild, ser helheder, sætter mål, og prøver at definere, hvordan vi skal komme videre.

Her er det drømmene kommer ind i billedet, for tænk nu hvis….. – hold da op, det vil være fedt hvis…..

Ofte bremser vi os selv lidt, når vi skal drømme, og tænker, NEJ, det kan ikke lade sig gøre, så vi må hellere lade være med at være for ambitiøse, men i stedet “lande” et sted, hvor vi ved vi at begge ben på jorden, og ikke laver for meget rav i den.droem-tl-virkelighed

Jamen, hvorfor ikke “give den gas” og sætte ambitionen ude i fremtiden højt?

Hvad sker der, ved at ville “noget vildt” om 25 år? – eller bare om 10 ?

Hvad kan disse drømme gøre for dig, og din virksomhed?

Selv, er jeg ikke den store drømmer, men alligevel, så drømmer jeg ofte på andres vegne, forstået på den måde, at jeg “drømmer med”, når jeg er ude i forskellige virksomheder.

Jeg har langt nemmere ved at drømme på andres vegne, og se en masse muligheder for virksomheden, end de personer der er med i en given workshop, hvilket er helt naturligt, for jeg er jo ikke en del af virksomheden, og har aldrig været det. Desuden er det heller ikke mig der skal “udleve” drømmen, og gennemføre forandringerne, jeg er blot med på sidelinjen, som coach og sparringspartner.

Min opfordring er klar, sæt gang i drømmene, for uden dem, så kommer vi ikke langt nok, i den virkelige verden, og nogen gange, så indfries drømmene langt tidligere, end man havde troet.

Giv gerne Jeres input i forhold til drømme og virkelighed, der er sikkert masser af gode eksempler fra det virkelige liv.

Udgivet i Forandringsledelse, LEAN i praksis | Tagget , | Skriv en kommentar

Findes den perfekte LEAN-leder?

Der er masser af ledere og muligheder for at lede på forskellige måder, men vi taler også ofte om en LEAN-leder, hvordan ser sådan en egentlig ud?

Det kan være svært at spotte på lang afstand, om lederen er LEAN-leder eller “noget andet”, for er der den store forskel på at være “almindelig leder” og LEAN-leder?

Nogen vil sige, NEJ – det er det samme, men når vi tænker lidt efter, så er der nogle punkter, hvor der er forskel.

Jeg er ikke ekspert ud i ledelse, og alle de filosofier det kan hæftes op på, men jeg kommer i mange forskellige virksomheder, hvor ledelse defineres ud fra forskellige synspunkter og kulturer – det er vel helt naturligt.

Min tanke er, at man kan sammenligne en LEAN- leder med en Diddl-figur, dem ungerne engang var så vilde med, og havde i rigelige mængder, som større og mindre bamser, men også på tøj, krus, blyanter osv.

Det var dog en sjov sammenligning, ja, men se nu her hvorfor jeg tænker sådan.

lean-leder-diddl

Diddl-figuren har helt sit eget udtryk, med store fødder, og ører der er til at få øje på, de virker oftest meget godmodige og tillidsfulde i deres udtryk (synes jeg).

Ser man på en LEAN-leder, så siger vi, at denne skal “go to Gemba” – altså være til stede i maskinrummet, der hvor værdien skabes, derfor de store fødder, det giver da god mening.

Vi siger også at LEAN-lederen skal være godt til at lytte, og høre efter, så der sker noget, når der kommer ideer og forslag fra medarbejderne, derfor de store ører.

Ledere skal generelt være tillidsskabende, den del synes jeg også fint lever op til Diddl-figuren.

Nå, væk med Diddl-figuren og lidt mere ind til kernen i hvad LEAN-ledelse går ud på, set med mine briller.

Lederen skal se sig selv som en der giver muligheder til medarbejderne, for at yde det mest optimale, indenfor en given ramme.

Det vil sige, at lederen klart og tydeligt skal synliggøre rammen, som kan sammenlignes med en fodboldbane, hvor kridtstregerne rundt om banen er klare og entydige.

Nogen vil måske forsøge at bryde rammen og udfordre den, det er også helt fint, men lederen har pligt til at fastholde den, og ikke “bøje af” hver gang der kommer en, som gerne vil have stregen lidt længere ud i det ene hjørne osv., der er jo en grund til at rammen er som den er lige nu.

Lederen skal vise vejen, og være “fanebærer”, ja det kender vi til hudløshed, men hvad betyder det egentlig, jeg har ikke noget helt præcist svar på det, men lederen skal vel sørge for at det der arbejdes med, har vedkommende kendskab til og kender konsekvenser af diverse beslutninger der tages undervejs, samt står på mål for dem.

Målstyring og løbende forbedringer, er en stor del af LEAN, og her kommer lederen virkelig nogen gange til at svede, for nu bliver man jo “hængt til tørre” hvis man siger det går fint, men man ved målstyringen kan se, at det stemmer ikke helt overens med fakta. Så lederen skal arbejde meget konkret med målstyring, og målnedrulning, så der i samarbejde med medarbejderne defineres nogle mål, som lever op til SMART-modellen, så man til stadighed kender “rigets tilstand” og kan reagere i forhold til dette, og ikke til en given mavefornemmelse.

Skal lederen så arbejde 70 timer om ugen, nej ikke for min skyld, det er ikke en kvalifikation i sig selv at arbejde meget, vi skal jo nødig have udbrændte ledere, som aldrig holder fri.

Vi skal have kvalitetsledelse, i stedet for kvantitetsledelse – det må være LEAN-ledelse.

 

Udgivet i Forandringsledelse, LEAN-ledelse | Tagget , | Skriv en kommentar

Er det “en kamp” og er det fedt “at slippe” ?

Hvorfor siger man, at noget er “en kamp” – for er det virkelig en kamp, og er det virkelig dejligt “at slippe” ?naar-lean-er-en-kamp

Jeg kommer i mange virksomheder, i mange forskellige sammenhænge, og hører til tider at nogen “slipper” for at være en del af for eksempel noget udviklingsarbejde, og at andre tager kampen op.

Men er det virkelig en kamp at arbejde med for eksempel udvikling, og er det virkelig så fedt at slippe, nej, det mener jeg bestemt ikke, faktisk så synes jeg det er hammer ærgerligt “at slippe”.

Lad mig uddybe det lidt – blot noget jeg har tænkt over.

Bestyrelsesarbejde i mit lokalområde ses ofte også som en kamp, man siger i hvert tilfælde, at man skal tage kampen op i den ene og den anden bestyrelse. Men skal man overhovedet gå ind i bestyrelsesarbejde, hvis man synes det er en kamp? – Er det ikke bedre at gå ind i dette arbejde, hvis man tænker man kan bidrage med noget positivt, og faktisk har et reelt ønske om at man VIL noget, i stedet for at gøre det fordi det “bør man” ?

I virksomheder, hører jeg til tider at, afdelingen ved siden af slipper for at være med til dette og hint, eller administrationen er “fritaget” og at produktionen må “holde for”.

Men er det virkelig så slemt at være dem der “holder for” – er det ikke værre ikke at skulle “med på vognen”, for tænk om det virkelig er udviklende, spændende og inspirerende, tænk hvad man går glip af, når man bliver “hægtet af”.

Ved ikke om nogen kan genkende noget af det jeg skriver – nu fik jeg luft for dette, og ser frem til den næste “kamp” jeg skal tage op, i samarbejde med en lokal bestyrelse, eller en virksomhed i Danmark.

Udgivet i Forandringsledelse, Kommunikation og dialog | Tagget | Skriv en kommentar

Hvad ved du om LEAN ?

Jeg er ofte ude for at medarbejdere, og ledelse siger, at de faktisk ikke rigtig ved hvad lean går ud på, hvilket er helt forståeligt, men også ærgerligt, for der så meget godt at gøre, når man kender til lean.

Men hvad går lean egentlig ud på, der findes ikke nogen entydige svar på dette, for der er så mange svar som er gangbare i den sammenhæng, her dog en  lille opsummering:

Lean går ud på at:

  • Fokusere på kunden, og dennes behov
  • Fjerne spild i og omkring arbejdsprocesserne
  • Samarbejde i hele værdikæden
  • Vide ting, i stedet for at tro
  • Sørge for alle er med i forbedringsarbejdet
  • Skabe flow og undgå flaskehalse, i alle sammenhænge
  • Vide hvem der er “aftager” på det man laver, og hvad der skaber værdi for denne
  • Ændre kulturen i virksomheden
  • Styre i forhold til værdiskabende målsætninger på alle niveauer
  • Lave standarder som følges og forbedres løbende
  • Skabe sammenhold i teams
  • Fjerne stress fra arbejdspladsen
  • Arbejde med årsager til at noget ikke går godt
  • Lave handleplaner for aktiviteter i forhold til at forbedre processer i værdikæden
  • Kende hele værdikæden i virksomheden

Ja, der er masser – og mange flere end der er beskrevet her.

Men hvordan kan lean så hjælpe en virksomhed, eller en organisation ? – det er meget forskelligt, men der er altid gevinster ved at arbejde med lean.

Har du brug for sparring eller inspiration til lean, så kontakt mig gerne, jeg kommer gerne til et uforpligtigende kaffemøde – eller sender mine lean-hæfter på mail.

Der er også mulighed for at etablere intern lean-uddannelse, eller tage en lean-test, for at finde ud af hvor din virksomhed er i forhold til lean.

hvad-ved-du-om-lean

 

Udgivet i Løbende forbedringer / KAIZEN, LEAN i administrative processer, LEAN i praksis | Tagget , , | Skriv en kommentar

Masser af papir, 5S og jalousiskabe

Papir-tyranniet lever endnu

Når man, som jeg, har arbejdet på kontor i rigtig mange år, ja faktisk siden midt i 1980’erne, så kender de fleste også udviklingen omkring brugen af IT-systemer, og håbet om at minimere papirforbruget, for der er jo store muligheder for dette i den digitale verden, hvor alt jo “bare” kan smides i skyen.

A6NTHA full shelves in office

A6NTHA full shelves in office

Dog hænger virkeligheden ikke altid helt sådan sammen, for vi har jo stadig masser af papir på kontorerne, i produktionen, ja alle de steder som vi altid har haft papir, nogen vil faktisk sige, at der er kommet mere papir.

Ved godt jeg “skærer den lidt hårdt”, for nogen har faktisk ikke meget papir, og styrer rigtig meget ved hjælp af diverse smarte it-løsninger – så stor credit til de, der har fundet gode løsninger på papir-tyranniet.

Hvad er det så der gør at vi ikke skaffer os af med papiret, som jo har det med at forsvinde, lige når vi skal bruge det, vi stabler det i store bunker på borde og i skabe, arkiverer det i årevis, for til sidst at betale for at komme af med det ?

Lovgivning siger nogen, men hvordan hindrer lovgivningen at vi kan bruge diverse it-løsninger? – jeg spørger bare, og har ikke selv helt styr på den del, men ved da at man ikke lovgivningsmæssigt behøver udskrive en lang mail-korrespondance, for at arkivere den i en reol.

Her er det også at skabe med jalousilåger kommer ind i billedet, det er jo helt fantastisk hvad man kan “gemme væk” ved blot at trække lågen for, vel vidende, at tingene jo ikke forsvinder, men “ude af øje, ude af sind”, spiller måske ind.

Lågerne kom rigtig til sin ret, når der var kundebesøg på kontoret, det er helt utroligt hvad der kan proppes ind i et skab, og så bare lukke lågen, for pænt ser det ud, med alle disse jalousilåger.jalousilåger

Jalousiskabe burde forbydes ! – de er med til at vi fastholder bunker og ragelse, som vi troligt lukker inde ved dagens ende, og åbner for igen næste dags morgen, endda til stor frustration for mange, for der skal jo ryddes op i skabet – den dårlige samvittighed skaber stress og mindre overskud til det man egentlig er ansat til. Desuden bruger vi ofte masser af tid på at lede efter diverse dokumenter i stakkene, dokumenter, som sikkert er i IT-systemet, vi skal “bare” lære at finde dem.

Lige en sidebemærkning omkring jalousiskabe – for hvorfor hedder de egentlig det?, jeg fandt en forklaring på nettet på ordforklaring.dk:

Jalousiskab

Skab med en “låge”, der rulles op og ind i skabet. Jalousiskabet blev opfundet af Leonardo da Vinci (1452-1519) i 1494. Han arbejdede på det tidspunkt for hertugen af Milano, Ludovico Sforza, der var kendt for at være meget jaloux. Den specielle låge gjorde det umuligt at åbne skabet indefra, når først det var lukket. Dermed kunne konens elskere ikke gemme sig i skabet, indtil der var fri bane til at stikke af.

Oprindeligt blev skabet kaldt for et Sforza-skab, men det blev hurtigt døbt et jalousiskab i folkemunde.

Tilbage til papiret igen, som jo ikke forsvinder af sig selv, så du er nød til at blive enig med kollegerne om, at papiret skal angribes helt konkret, så det forsvinder styk for styk.

Her kommer LEAN ind i billedet, prøv at se på papirerne med “kundebriller på” vil kunderne betale for alle dine print, hvem bliver gladere af dette stykke papir, du smider det jo alligevel ud ved dagens slutning?

Metoden 5S er rigtig god til at guide dig igennem denne oprydning (og fastholdelse heraf), hvor du i første omgang skal blive enig med kollegerne om hvordan i godt kunne tænke jer at indrette jeres område – tænk ud af boksen, tænk hvis alt nu kunne lade sig gøre? – så bliver man mere ambitiøs og lander måske et helt andet sted end hvis man tænker, at alt er umuligt.

 

Udgivet i Fokus på kunden, LEAN i praksis | Tagget , | Skriv en kommentar

Brok eller sund bekymring ?

Kender du det, der er en der siger noget om en ide, som du er kommet med, (og faktisk selv synes er ret god), og pludselig sidder der en og “brokker sig” over at det kan jo ikke lade sig gøre, det har vi prøvet før, og ledelsen vil os jo ikke… – ja vi kan blive ved.

Men er det nu også altid brok, det er ment som, disse kommentarer, som til tider går “lige ind i hjertet” og måske gør nogen ked af det, frustrerede eller irriterede over, at den og den person er da også altid så negativ.

Nej, det kunne jo faktisk være at vedkommen der “tør” sige noget faktisk har ret, for har vi nu tænkt over hvordan en given ide skal føres ud i livet, har vi analyseret dybt nok, har vi været ude og spørge brugerne osv. – måske ikke.

Jeg hører det ofte når jeg er ude, i mange sammenhænge, nogen siger endda, nu vil jeg helst ikke lyde som om jeg brokker mig, men….

Nej, det er ikke brok, det er en sund bekymring, som viser, at du faktisk har interesse i, at ideen kommer til at virke og gerne vil være med til at få tingene til at virke.

Ofte oplever man også at “brokkerne” helt automatisk vælges fra, når der skal sammensættes grupper til givne opgaver, for vi “orker ikke høre på det”, men prøv at vende den om, og se disse personer som en aktiv ressource, som faktisk har noget at bidrage med, og måske er mere modige end os andre, der ikke lige får sagt det der “skal siges” i forskellige sammenhænge.

Så min opfordring er: tænk brok som sund bekymring, og se hvad der sker.

Bekymringer

Udgivet i Forandringsledelse | Tagget | Skriv en kommentar