Hallo – hvad ringer du om ?

Hvis man spørger i administrationen: Hvad er en af jeres største udfordringer ?

Så vil svaret ofte være, at telefonen ringer hele tiden  – det forstyrrer !

Hvad ringer folk om ? - er det nødvendig - eller bare noget "vi plejer"

Hvad ringer folk om ? – er det nødvendig – eller bare noget “vi plejer”

Men hvad er “hele tiden” så for en størrelse – for nogen er hele tiden 10 gange i løbet af dagen og for andre er det 50.

Vigtigt er det således at få styr på hvor ofte man bliver forstyrret af telefonen, og om nogen af disse opkald kan undgås.

Nogen vil måske sige, at det kan ikke bringes ned – men det kan det nu godt hvis man gør en aktiv indsats.

Så prøv at notere hvornår du tager telefonen – lægger på igen – og hvad vedkommende du talte med ville tale med dig om.

Dernæst kan du gå listen igennem, og se om der er noget der er unødvendig – kunne vedkommende der ringer måske selv have fundet svaret i it-systemet – men du er altid så god til “lige at hjælpe”.

Var det endnu en kunde der ikke helt forstod det brev i sendte ud i sidste uge – eller var det en kollega der blot lige skulle høre hvad der egentlig blev aftalt på sidste møde i xx-udvalget.

Brug en tættekam – ryd op i telefonopkaldene – ved at reagere på det der ringes om !

Dette indlæg blev udgivet i LEAN i administrative processer, Vidensdeling og tagget , . Bogmærk permalinket.

Skriv et svar

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google photo

Du kommenterer med din Google konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.