Jeg tror rigtig mange har fået øjnene op for, hvor godt et værktøj værdistrømsanalysen egentlig er, for rigtig mange spørger mig hvordan den laves.

Når man arbejder med LEAN, så kommer man ikke udenom analysen, som for manges vedkommende er en øjenåbner, da man kommer meget i dybden på de processer man beskriver på analysen.

Du skal ikke finde løsninger (i første omgang)
Noget af det man skal huske når man starter er, at man ikke skal gå i “løsnings-mode” for så bliver man aldrig færdig – desuden er der risiko for, at de løsninger man finder først i processen faktisk er spild – så man finder måske ud af at de helt kan undværes, når man kommer længere hen i forløbet.

Selve analysen er ikke svær at lave, når man først har fået fat i hvordan det gøres – det svære er nok, hele tiden at stille spørgsmål, og “se udfordringerne”, ofte fordi man selv er den del af processen, og måske har arbejdet på denne måde i flere år.

Vi starter med Current State (nuværende situation)
Jeg går ud fra du har styr på, hvilke materialer du skal bruge til at udarbejde analysen (brunt papir, post’its – gerne i gul og pink, en pen), og hvem der deltager – gerne flere personer, der repræsenterer hele værdikæden.

Det første man laver er current state – som beskriver hvordan man arbejder i dag, med alt hvad dertil hører. Det er en god ide at starte med at lave en “bruttoliste” hvor du, på er ark papir, blot lister hvilke hovedprocesser der er i det du vil beskrive.

Vigtigt er det naturligvis også lige, at finde ud af hvem kunden egentlig er – det kan være såvel en ekstern, som en intern – men skriv det ned – gerne på en post’it og sæt den i øverste højre hjørne af analysen.

Dernæst går man igang med brunt papir og post’its – start fra en ende af, og arbejd dig igennem analysen, mens processerne beskrives grundigt. – Du lager en overskrift på en post’it – og beskriver “metoden til udførsel” nedenunder på en anden post’it. – Undervejs noteres udfordringer, spørgsmål, ideer på pink post’its som sættes på analysen.

Det kan også være en god ide at sætte tid på, altså hvor meget tid bruger du på denne opgave – det kan være svært men er de 2-5 minutter, så skriv det.

Inden du går videre til næste proces i værdikæden kan det være fint at notere på en seperat post’it hvem der er snitflade til denne proces – altså ikke næste led i kæden, men afhængige af processen – denne post’it kan du sætte ovenover de andre.

Nu er første procestrin beskrevet, og vi går videre med den næste – men sæt lige en post’it imellem processerne, og tegn en trekant på den – det betyder “lager” eller at du slipper sagen, og lader den “hvile” inden du, eller en anden, tager fat på den igen.

Den første del af værdistrømsanalysen er færdig
Sådan arbejder man sig igennem hele analysen, og til sidst opdager man, at man er ved vejs ende, og har lavet sin første værdistrømanalyse.

Undervejs vil du sikkert opdage, at man ikke arbejder ens – det er helt naturligt – og bør beskrives – enten på flere gule sedler under “hovedoverskriften” eller ved hjælp af pink post’its som beskriver udfordringerne i forbindelse med forskellighederne.

Desuden mangler man også lige at sammenregne procestiderne – og gennemløbstiderne, hvor man også medregner “lagertiderne” – som ofte kan være mange dage.

Inden du arbejder videre med analysen, bør du præsentere den for kollegerne, som ikke har været direkte med til at lave analysen – det kan være de har nogle input i form at ekstra udfordringer osv. – så vent nogle dage inden du kaster dig over næste skridt.

Vi skal igang med future state (fremtids-versionen)
Gruppen samles igen, og skal nu igang med at beskrive fremtiden, som alle nu skal blive enige om – det kan være lidt af en udfordring, så demokratiet kommer måske til at spille ind her.

Desuden er det en god ide, at have en handleplan klar, så man skriver alle de punkter ned undervejs, som skal til for at komme fra current til future – ellers skal man skrive det efterfølgende, hvilket godt kan virke som dobbeltarbejde.

Hvad skaber værdi for kunden
Det første, vi skal finde ud af er, hvad der egentlig skaber værdi for kunden, vi har defineret kunden, så vi går igang med 3 farver, grøn, gul og rød – altså tekstmarkere, så vi kan overstrege det på analysen.

Det grønne er værdiskabende, det gule er nødvendigheder og det røde er spild – set med kundebriller – hvad er det kunden reelt ønsker at betale for? – det kan godt være noget af en øjenåbner, for ofte er der meget få grønne overstregninger på analysen.

Brug spildtyperne i LEAN i denne del, de med til at fastholde fokus.

Vi flyver lige til Mars, inden vi laver future state
Nu er vi klar til at gå igang med future state, men inden da skal vi lige “ud at flyve” – så vi tager lige en tur til Mars. Det vil sige, at vi skal drømme os helt derud, hvor tingene sikkert er meget urealistiske, men hvor ville det være fedt hvis…

Denne drømme-rejse gør, at vi nemmere “tænker ud af boksen” når vi nu går igang med det realistiske billede, som bør kunne implementeres inden for en overskuelig fremtid.

Future state udarbejdes – der skabes enighed
Der er ikke så meget, der er anderledes, i forhold til hvordan analysen laves, når man laver future state, end når man laver current state – metoden med de gule post’its er det samme – men nu sætter vi ikke pink post’its på analysen – dem skal vi gerne tage højde for, når vi laver analysen.

Det kan godt være svært at sætte tider på future state, men det er fint at prøve, for man bliver ofte overrasket over, hvor meget tid man egentlig kan spare – hvilket også kan være en motivationsfaktor i det fremtidige arbejde med implementeringen.

Når analysen er færdig skal den igen præsenteres for kollegerne, desuden har man sikkert brug for at invitere nogen af “snitfladerne” – dem der var beskrevet øverst på current state – ind så man kan finde fælles løsninger.

Implementeringen kan gå igang
Nu er analysearbejdet overstået, men det er egentlig først nu man rigtig skal “i gang” – for nu starter implementeringen, hvor man går fra tanke til handling – hvilket for nogen kan være ganske udfordrende.

Sørg for at lave løbende opfølgninger på om punkterne i handleplanen gennemføres, og om de har den ønskede effekt – men giv ikke op dag 2, og gå tilbage til “som det var engang” – det skal lige have sin tid, så man føler sig tryg i den nye metode.

Brug eventuelt en tavle til at synliggøre de handlinger der er fokus på lige nu – og noter, hvilke nye udfordringer der dukker op, for tro mig – der kommer nogen.

Brug future state som best practise (SOP)
Nu er vi nået så langt, at vi kan se future state virke, og vi kan med sindsro skrive denne metode ind som en standard – så alle ved hvor de kan se fremgangsmåden, velvidende, at der løbende vil komme forbedringer på processen.

Der laves således en best practice – eller en SOP, som betyder standard operation procedure.

God fornøjelse med din første værdistrømsanalyse
Håber denne guideline hjælper lidt på vej, i forhold til at lave værdistrømsanalyser – den første kan godt være svær at lave, men øvelse gør mester, så de næste er ikke helt så uoverskuelige.

Husk at vælge en forholdsvis enkel proces til din første analyse – så du tager læring af metoden – så kan du altid senere kaste dig ud i større analyser med svømmebaner osv. – det har jeg ikke beskrevet her.

Har du brug for en hurtig oversigt over hvordan analysen laves, så er her en guideline, som måske giver svar på nogle af dine spørgsmål: Guideline til værdistrømsanalyse

Har du erfaringer med analysearbejdet, så del gerne dine erfaringer!