Kan det nu også betale sig at bruge LEAN i administrative processer – går det egentlig ikke meget godt, uden at vi skal til at arbejde med endnu en metode, som sikkert forsvinder igen, når det “bliver hverdag igen”?

Ja, det kan faktisk betale sig – der er masser af udfordringer og problemstillinger som ingen rigtig gør noget ved – nogen tænker måske; “det må de andre gøre” – mens andre slet ikke har opdaget at noget er uhensigtsmæssigt.

Oplever du til tider noget af følgende:

• IT-systemet er langsomt – specielt først og sidst på måneden – gad vide om det har noget med alle de rapporter mv. der skal genereres, samtidig med fakturering, lønkørsler osv.- mon det kan gøres anderledes ?

• Du venter på svar fra en kollega, kan ikke komme videre inden du får svar – har rykket flere gange via mail – men intet sker – i løbet af dagen finder du ud af at vedkommende slet ikke er til stede i dag – og måske heller ikke kommer i morgen – indbyrdes afhængighed og “specialister” kan være en udfordring !

• Du skal udfylde et dokument mangler viden om hvordan – ingen har rigtig givet sig tid til at vise dig det – du har en guideline, men den er vist fra forrige århundrede – stemmer ikke helt overens med hvad du ser på skærmen – desuden er der griflet lidt notater hist og her – er det “hjælpetekster” – du må “gætte dig frem” velvidende, at det hele nok ikke er ok, så andre må tjekke dit arbejde igennem, inden de kan arbejde videre – hvorfor ikke gøre det rigtig første gang ?

• Det papirløse kontor er ikke helt en realitet endnu – der er masser af bunker, post’its og lapper der fylder godt op i kontormiljøet (hvis man kan kalde det sådan) – hvor er nu den sag som kunden i røret skal have status på – “lige et øjeblik” siger du – og roder i stakkene – hvorfor er det lige der ikke er styr på det, så kunden ikke skal vente ?

• Der er mange opgaver at gå igang med, men hvad er vigtigst lige nu – og hvem kan hjælpe, når du er i tvivl – du starter med de letteste opgaver først – det er så motiverende, for så får man noget fra hånden i en fart – men var det også de vigtigste ?

• Du har været ansat i et godt stykke tid nu – chefen spørger om du ikke lige kan tage et par opgaver mere – “jo – det kan jeg vel godt” – men kan du nu det? – har du styr på hvilke opgaver du egentlig har på daglig/ugentlig basis – og hvad er hovedopgaven egentlig – hvor meget tid bruger du på de enkelte opgaver – er det god viden – eller bare spild af tid at bekymre sig om – er det lidt svært at overskue ?

• Kunne afdelingen inde ved siden af ikke bare tage sig sammen – og komme igang, hvis nu bare de gjorde… – så ville alt blive lettere for os her – vi har godt styr på tingene, det må de da kunne se, og så er der IT-systemet, det er altid “nede” – planlæggeren forstår ingenting, og lageret gør ikke hvad de bliver bedt om! – er der brug for fælles forståelse for arbejsgange? – eller kan du tillade sig at “skyde” på alt og alle fordi du selv er “perfekt” ?

Måske sat lidt på spidsen – men ikke helt urealistisk – jeg har selv arbejde i administrative processer i mange år – der var så rigelig brug for at vi kiggede på processerne, samarbejdet, kommunikationen, dialogen, målene, og ikke mindst kundens behov.

Det kan LEAN hjælpe med !

Brug for inspiration og sparring – tag et kig på www.storgaardinnovation.dk – og kontakt mig gerne for et uforpligtigende møde.

Erna Storgaard

Ejer og LEAN-praktiker / Storgaard Innovation.