Kender du det – du sidder og skal give en besked om noget – men hvordan griber du det lige an ?

Der er flere muligheder – du kan ringe, henvende dig personligt, invitere til et møde – eller du kan jo også “bare sende en mail”

Men “sender man bare en mail” – så er min oplevelse, at det til tider går galt !

Her lidt om mine erfaringer omkring denne meget brugte metode:

• Mailen bliver ofte sendt til andre end lige netop den/de der har brug for den – funktionen “cc” bruges flittigt – for man skal jo ramme bredt
• Mailen er ikke så konkret – der er ikke skrevet et emne, som er sigende for budskabet – der er ikke noteret hvem man forventer tager action, og deadline for udførslen er op til den der modtager mailen (derfor sendes der ofte rykkere – eller man ringer og rykker for svar)
• Den besked der sendes er måske lidt ubehagelig at skulle overgive personligt – det er lidt nemmere at skrive en mail – så må folk jo spørge, hvis der er noget de er i tvivl om – og alle har jo fået den samme besked (den hører jeg ofte) – men mailen er ikke et medie til dialog – det får du bedst ved personlig henvendelse
• Der er slet ikke nogen sikkerhed for at alle faktisk læser (og forstår) din mail – ja, du har sendt den og måske også sat funktionen “jeg har læst mailen til” – men det er jo ingen garanti for noget som helst
• Du er måske tilmeldt diverse nyhedsbreve, så du måske selv er lidt skyld i at du får masser af mails – måske du skulle framelde nogen – eller oprette regler for indgående mails, så de fordeles i undermapper til senere læsning – ellers bliver “den vigtige mail” måske væk i mængden

Der er masser af andre problematikker omkring brugen af mails, du kender dem sikkert godt selv – tænk over kommunikationsformen og tag aktiv stilling.