Masser af papir, 5S og jalousiskabe

Papir-tyranniet lever endnu

Når man, som jeg, har arbejdet på kontor i rigtig mange år, ja faktisk siden midt i 1980’erne, så kender de fleste også udviklingen omkring brugen af IT-systemer, og håbet om at minimere papirforbruget, for der er jo store muligheder for dette i den digitale verden, hvor alt jo “bare” kan smides i skyen.

A6NTHA full shelves in office

A6NTHA full shelves in office

Dog hænger virkeligheden ikke altid helt sådan sammen, for vi har jo stadig masser af papir på kontorerne, i produktionen, ja alle de steder som vi altid har haft papir, nogen vil faktisk sige, at der er kommet mere papir.

Ved godt jeg “skærer den lidt hårdt”, for nogen har faktisk ikke meget papir, og styrer rigtig meget ved hjælp af diverse smarte it-løsninger – så stor credit til de, der har fundet gode løsninger på papir-tyranniet.

Hvad er det så der gør at vi ikke skaffer os af med papiret, som jo har det med at forsvinde, lige når vi skal bruge det, vi stabler det i store bunker på borde og i skabe, arkiverer det i årevis, for til sidst at betale for at komme af med det ?

Lovgivning siger nogen, men hvordan hindrer lovgivningen at vi kan bruge diverse it-løsninger? – jeg spørger bare, og har ikke selv helt styr på den del, men ved da at man ikke lovgivningsmæssigt behøver udskrive en lang mail-korrespondance, for at arkivere den i en reol.

Her er det også at skabe med jalousilåger kommer ind i billedet, det er jo helt fantastisk hvad man kan “gemme væk” ved blot at trække lågen for, vel vidende, at tingene jo ikke forsvinder, men “ude af øje, ude af sind”, spiller måske ind.

Lågerne kom rigtig til sin ret, når der var kundebesøg på kontoret, det er helt utroligt hvad der kan proppes ind i et skab, og så bare lukke lågen, for pænt ser det ud, med alle disse jalousilåger.jalousilåger

Jalousiskabe burde forbydes ! – de er med til at vi fastholder bunker og ragelse, som vi troligt lukker inde ved dagens ende, og åbner for igen næste dags morgen, endda til stor frustration for mange, for der skal jo ryddes op i skabet – den dårlige samvittighed skaber stress og mindre overskud til det man egentlig er ansat til. Desuden bruger vi ofte masser af tid på at lede efter diverse dokumenter i stakkene, dokumenter, som sikkert er i IT-systemet, vi skal “bare” lære at finde dem.

Lige en sidebemærkning omkring jalousiskabe – for hvorfor hedder de egentlig det?, jeg fandt en forklaring på nettet på ordforklaring.dk:

Jalousiskab

Skab med en “låge”, der rulles op og ind i skabet. Jalousiskabet blev opfundet af Leonardo da Vinci (1452-1519) i 1494. Han arbejdede på det tidspunkt for hertugen af Milano, Ludovico Sforza, der var kendt for at være meget jaloux. Den specielle låge gjorde det umuligt at åbne skabet indefra, når først det var lukket. Dermed kunne konens elskere ikke gemme sig i skabet, indtil der var fri bane til at stikke af.

Oprindeligt blev skabet kaldt for et Sforza-skab, men det blev hurtigt døbt et jalousiskab i folkemunde.

Tilbage til papiret igen, som jo ikke forsvinder af sig selv, så du er nød til at blive enig med kollegerne om, at papiret skal angribes helt konkret, så det forsvinder styk for styk.

Her kommer LEAN ind i billedet, prøv at se på papirerne med “kundebriller på” vil kunderne betale for alle dine print, hvem bliver gladere af dette stykke papir, du smider det jo alligevel ud ved dagens slutning?

Metoden 5S er rigtig god til at guide dig igennem denne oprydning (og fastholdelse heraf), hvor du i første omgang skal blive enig med kollegerne om hvordan i godt kunne tænke jer at indrette jeres område – tænk ud af boksen, tænk hvis alt nu kunne lade sig gøre? – så bliver man mere ambitiøs og lander måske et helt andet sted end hvis man tænker, at alt er umuligt.

 

Dette indlæg blev udgivet i Fokus på kunden, LEAN i praksis og tagget , . Bogmærk permalinket.

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google photo

Du kommenterer med din Google konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.