LEAN er vist ikke noget for os !

DE har da noget at gå igang med.

Der er masser at gå igang med, når man ser tingene udefra og ind, men hvordan ses tingene så indefra og ud når vi taler om LEAN.

Oftest er det meget nemt at se hvad andre “burde gøre” – hold da op der er jo masser af potentiale “ovre hos dem”, det er da underligt at de ikke selv kan se det.

Men hvad er det lige “man skal se” og få øje på for at vide om LEAN kan være en brugbar vej, det kan godt være svært, specielt hvis man ikke helt ved hvad det går ud på, og har hørt at det er noget der bruges i større produktionsvirksomheder.

Hvad er det så LEAN går ud på – ganske overordnet

Jeg vil her forsøge at give et billede af hvad LEAN er, og hvilke forskellige vinkler der kan være på tilgangen til det.

Ser vi generelt på det, så betyder LEAN slank eller trimmet, og er altså et engelsk oversættelse for det at slanke og trimme diverse processer.

Noget af det jeg synes er vigtigt at fortæller er, at vi arbejder meget med at se på værdikæder, altså fra start til slut på et produkt eller en ydelse, så vi ser sammenhænge, snitflader, metoder i forhold til dette, så vi derved får et overblik og kan se om alt er som det skal være, eller om der er mulighed for at forbedre noget. Ofte giver det faktisk rigtig meget blot at samle en gruppe af medarbejdere, og bede dem om at tale om processer, det har de aldrig rigtig brugt tid på før, så det er en fantastisk oplevelse for mange.

Arbejdet her tager ofte udgangspunkt i en værdistrømsanalyse, som er en forholdsvis enkel metode til procesbeskrivelser med brunt papir og post’its.

Kunden i fokus, det hører vi faktisk ofte, også uden at vi arbejder med LEAN, så når vi går ind og beskriver processer ved hjælp af analyser, er det rigtig vigtigt at man kender sine kunder, også selvom denne er intern, for dem er der faktisk rigtig mange af.

Nu vil nogen nok tænker – jamen vi har altså ingen kunder!!! – det er måske også rigtig, men prøv så at tænke hvem har “glæde af” den proces du er en del af,  hvem betaler for den. Tager vi en skole, så kan man se eleverne som kunder, men også forældrene, skoleforvaltningen, politikerne osv.

Udgangspunktet er i 5 LEAN-principper, som er noteret herunder, det har jeg lavet flere blogindlæg om, så hvis du søger efter LEAN-principper her på siden, får du en del forskellige sider med beskrivelse af disse.

De 5 LEAN-principper

De 5 LEAN-principper er grundlæggende for arbejdet med LEAN

Hvad fungerer og hvad fungerer ikke

Vigtigt er det også at definere hvad der faktisk fungerer rigtig godt, og hvad der fungerer mindre godt, så vi gennemgår processerne med spildtyperne for øje, så vi nu får mulighed for at udpege områder/processer hvor der er mulighed for at gøre noget bedre, måske ved at ændre en arbejdsproces, et dokument, noget kommunikation eller noget helt andet som er med til at fjerne spild (tid) som kan bruges bedre, og til noget mere værdiskabende.

Vi kommer rigtig tæt på når der arbejdes med LEAN, så alle skal naturligvis være parat til at “lukke op” og være ærlige omkring deres arbejdsrutiner, hvilket jeg oplever er helt fantastisk når man først kommer igang, for det er svært og ikke noget man bare lige gør på en formiddag.

Du kan se et eksempel på en værdistrømsanalyse herunder – ved godt du måske ikke kan læse hvad der står, men giver forhåbentlig lidt forståelse – de gule sedler beskriver processen og de røde er udfordringer i forhold til processen/metoden.

Lær at lave en værdistrømsanalyse

Procesgennemgange giver mulighed for best practise

Når man er igang med beskrivelserne og fjernelse af spild, så er det en rigtig god ide at gøre det også med det formål at få skabt en standard for hvordan en given arbejdsopgave udføres, så sørg for at få beskrevet hvordan den givne proces skal udføres i et dokument, på billeder, film eller anden vis, så det er nemt at gå til, og anvende i fremtiden.

Der vil være masser af opgaver der skal udføres inden alt fungerer, så her vil en handleplan eller en aktivitetsliste være på sin plads. Her beskriver man alle de ting der skal til for at komme fra den nuværende situation og frem til best practise, så hvis man gennemfører alt i planen kommer man helt automatisk frem til den ønskede metode.

Derudover kan det være en god ide at synliggøre fremskridtet på en tavle, gerne en manuel en af slagsen, så man kan notere ting på den løbende, sætte mål, notere resultater osv. så man får en fælles platform, som danner rammen for udrulning mv.

Se eksempel på handleplan herunder

handleplan_enkel

Handleplanen kan anvendes med farvemarkeringer for om opgaven er igangsat eller ej – det giver overblik

Du kan “plukke” i metoderne i værktøjskassen

Der er masser af metoder i LEAN-værktøjskassen, nogen giver mere mening end andre, så det gælder om at tage dem i anvendelse som giver mest mening, lige netop hos dig.

Hvordan finder man så ud af hvad der giver mening, ja det kan også være svært at overskue, jeg plejer dog at sige,  at det er en rigtig god ide at starte med værdistrømsanalysen (beskrevet andensteds på denne blog) hvorefter man faktisk får god vished for hvilke andre metoder man kan benytte.

Er det svært at finde ting er 5S (orden og ryddelighed) vejen frem, mangler man overblik kan en tavle måske være en del af løsningen, har man problemer med maskinstop er det en ide at se på OEE og måske SMED.

Ikke noget man “bare lige ved” – men noget der kan læres så man hele tiden udvikler LEAN på arbejdspladsen i forhold til de behov der løbende opstår.

Kan LEAN så bruges overalt

Tja, mon ikke der er noget der kan beskrives de fleste steder, også selv om man ikke er en maskinfabrik eller har en linjeproduktion, som er forholdsvis enkel at beskrive og måle på.

Der er masser af potentialer også i administrative processer, som jeg har været med til at beskrive rigtig mange af.

  • Tænk for eksempel på en forsikringssag, hvad sker der når en forsikringskunde har en rejseforsikring og skal have hjælp i udlandet.
  • Hvad sker der, når en vare skal transporteres fra A til B
  • Hvordan laver man en ny opskrift/recept på en kagefabrik og får den implementeret med nye indkøb, måske nye emballager osv.
  • Hvordan fungerer rejseafregninger
  • Hvordan oprettet eller rettes en kunde i systemet
  • Hvordan foregår kommunikation internt

Jeg vil ikke trætte jer med flere, for jeg kunne blive ved, men pointen er, at det gælder om at definere opgaverne for dernæst at beskrive dem i forhold til det overordnede flow, med snitflader, leverandører og kunder.

Det er ikke så ligetil

Vigtigst af alt er, at få “mennesket med” så man ikke taber nogen undervejs, eller inden man går igang med LEAN.

Der er desværre en del som kuldsejler i brugen af LEAN, ofte fordi man ikke har været gode nok til at informere om brugen, og få såvel medarbejdere som ledere med på, hvad det går ud på, og hvordan det anvendes.

Forventningsafstemninger, roller og ansvar er ufattelig vigtig, og kan ikke siges for ofte, så inden i går igang skal i sætte jer ind i hvordan LEAN kan gøre en forskel netop hos jer, hvad i vil have ud af det og hvordan det skal anvendes.

Svært, ja men der er hjælp at hente også ved virksomheder der allerede har erfaringer med LEAN. Jeg er sikker på at flere gerne vil dele ud af deres erfaringer i brugen, og deltager også gerne selv i møder og konferencer om LEAN, for jeg kan se at der er et potentiale, hører det også flere steder, men der er ikke rigtig nogen der griber chancen og kommer igang, for det er svært.

Vil du vide mere om LEAN, så søg her på siden, der er masser af indlæg eller kontakt mig for at få mine LEAN-hæfter på pdf. det er ganske gratis. Du bliver ikke tvunget ind i diverse nyhedsmails eller andet – dog får du et tilbud om at få lov til at give en kop kaffe til et uforpligtigende møde, det er vel til at overskue 🙂

Se mere på min hjemmeside Storgaard Innovation  – her kan du også bestille hæfter via kontaktformularen.

Følg med her på siden, jeg vil skrive flere indlæg om tilgangen til LEAN i den kommende tid.

Dette indlæg blev udgivet i Kommunikation og dialog, LEAN i administrative processer, LEAN i praksis og tagget , , , . Bogmærk permalinket.

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google photo

Du kommenterer med din Google konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.