Lige så snart jeg siger ordet digitalisering, så ser jeg pengene fosse ud af kassen, for det koster jo en formue at investere i sådan noget stads.

Ja, det tænker vi nok i første omgang, men ved nærmere eftertanke, så er der faktisk oftest besparelser at hente, ved at indføre en effektiv transformation, fra de mere manuelle processer og over i en mere digital verden.

Dobbeltarbejde er årsag til mange fejl og stjæler tid

Tænk blot på dine medarbejdere, hvor ofte sidder de og taster de samme oplysninger igen og igen, fordi diverse systemer ikke lige “taler sammen” – hvor ofte laves der fejl i disse indtastninger, og hvor ofte er noget ikke tastet, da det gøres i “bunker”, da det er lidt bøvlet (og måske kedeligt).

Dobbeltarbejde, bliver ingen gladere af, og slet ikke dine kunder, som måske oplever fejl, og langsommelig sagsbehandling til følge.

Hvor mange minutter bruger du på ovenstående, prøv at lave et lille eksperiment, hvor du noterer hvor ofte du laver noget dobbelt – bare for at se hvad tid det tager. Hvis det så er nogle minutter om dagen, bare hos dig, ja så kan du jo gange op med det antal kolleger, der gør det samme, så bliver det måske til en times tid (eller mere) om dagen.

Hvad koster en time om dagen? – nå ja, ikke det store, tænker du måske, men tænk så hvad du kunne have lavet i stedet for dobbeltarbejdet, måske noget værdiskabende, som dine kunder bliver glade for, og som de måske gerne vil betale for, ja så giver det pludselig mening at arbejde med.

Sagsstyring kan også gøres digitalt

Går vi i en anden retning, så kan vi se på sagsstyringen, eller hvad i nu kalder det, hvordan gør i det ?

Måske er det papir i omslag, som flyttes i nogle sirlige systemer, som måske kun du kender til, eller i har et fælles excel-ark, som opdateres (hvis du husker det), noget der også tager tid.

Du skal måske give en opgave videre til en kollega, og have det retur igen, alt sammen håndbåret, eller måske via mail, – jamen det fungerer jo fint, og vi klarer det.

Men måske du skulle kigge digitalt, der er igen masser af muligheder for at digitalisere sagsstyringen, så du bliver guidet igennem dine processer, og kan aflevere opgaver digitalt til kollegerne, få dem retur igen, sende sms’er til kunderne, eller hvad du nu har brug for, alt sammen noget der sættes op, så det passer lige ind i dit behov.

Gevinsten er helt klart, at du får et meget bedre overblik over dine (og kollegernes) sager, du bliver mindet om hvornår du skal gøre hvad, og du slipper for uendelig mange mails i indbakken.

Kig på værdikæden med LEAN-briller inden igangsætning

Hvis du nu tænker, åh ja, det er smart, så skal du nok lige tænke dig om igen, for det gælder altså ikke bare om at “sætte strøm til” dine aktiviteter, så kører det bare derudaf.

Det vil være en rigtig god ide at kigge på værdikæden med LEAN-briller på, inden du digitaliserer, så du har fjernet spildet ud af processerne, og fået helt styr på roller og ansvar i hele værdikæden, ellers kan det gå rigtig galt (og blive dyrt)

Ved hjælp af værdistrømsanalyser, kan du eliminere det meste spild, og få det fornødne overblik over værdikæden og derefter den videre proces ind i den digitale transformation, som udarbejdes ud fra det fremtids-scenarie der laves, altså future state.

Så er det faktisk ikke så dyrt at blive digital

Sparet er tjent, siger man, og det gælder også i dette tilfælde, for du vil komme til at spare tid og kostbare ressourcer, ved at anvende ovenstående metode, ikke dermed sagt, at i skal være færre medarbejdere, nej, du får plads til udvikling, måske får du mindre overarbejde, mere tilfredse kunder (og flere af dem) – samt en unik mulighed for at bruge dine ressourcer på noget værdiskabende, også i fremtiden.

Sidegevinsten er desuden, at du ofte vil få et langt bedre grundlag for at vurdere “Rigets tilstand” nu og her, så du ved hvor du står, og ikke handler ud fra egne og kollegers mavefornemmelser.

Håber dette giver inspiration til at gå den digitale vej, det betaler sig.