Fra manuel til digital proces – i sammenhæng med LEAN

Gevinsterne er store ved at anvende LEAN og digitalisering i en sammenhæng, så de digitale initiativer bliver målrettede og i højere grad kommer til at skabe værdi og støtte op omkring allerede eksisterende processer.

Du tænker måske, at det jo bare gælder om at ændre de allerede eksisterende processer fra noget manuelt, til noget digitalt, så der i højere grad ”trykkes på en knap” og tingene bare sker uden menneskelige ressourcer.

Det har du til dels ret i, men anbefalingen herfra skal lyde, at du bør gennemgå processerne, og faktisk ofte en stor del af værdikæden, inden du begynder at tænke i digitaliseringer, for tænk nu, hvis du kommer til at lave noget digitalt, som faktisk slet ikke er nødvendig, om måske endda spild, det vil jo være omkostninger lige ud ad vinduet.

Hvordan kommer du så i gang med processen omkring digitalisering, det kan godt være lidt uoverskueligt, men faktisk slet ikke så slemt, når du sætter lidt struktur på.

Start med et overblik over opgaverne i din virksomhed, hvordan er sammenhængene, hvad er udfordringerne og hvordan styres processerne.

Du kan med fordel lave en stor planche, dels med et overordnet flow, men også med systemoverblik, og snitflader i værdikæden, så du derved skaber et godt fundament for at komme videre.

Lad værdistrømsanalysen vise dig vejen

I LEAN benyttes værdistrømsanalysen til at få overblik over processerne, fjerne spild, og synliggøre sammenhængen i hele værdikæden, noget der med meget stor fordel kan tages i brug, også når vi taler digitalisering.

Værdistrømsanalysen kan bruges fordi:

• Du får overblik over eksisterende processer (værdikæden)
• Du har mulighed for at optimere på processerne inden digitaliseringen igangsættes
• Du har helt styr på fundamentet i din virksomhed, også omkring roller og ansvar
• Du kan nemt engagere flere i processen, så ejerskabet bliver større
• Du kan stort set (en til en) overføre din future state (fremtidsbilledet i analysen) til en digital strategi
• Du har fokus på kunden og sikrer mervædi ved en faktuel tilgang

Alt i alt, så får du en endnu større gevinst, så de digitale tiltag virkelig bliver integreret i virksomheden.

Når analysen laves, vil der i første omgang måske ikke være så stort et fokus på den digitale del, da det jo endnu ikke, i så høj grad, er en del af hverdagen, så der arbejdes med en traditionel værdistrømsanalyse, hvor det er formålet at definere spild, forbedre flow og i de fleste tilfælde også forkorte gennemløbstiden.

Succesfuld digitalisering gennem hele værdikæden

Du vil opdage, at der faktisk er rigtig mange gode muligheder for at optimere processerne, også uden digitalisering, men det får lige en ekstra drejning, hvis vi også tager den del med, du kan for eksempel:

• Skabe bedre overblik over dine kunder, og derved yde en langt bedre kundeservice
• Undgå dobbeltarbejde, ved hjælp af genbrug af data
• Få langt bedre overblik over lagerbestande, indkøb, leverandører osv.
• Styre dit flow, så opgaver overdrages digitalt og ikke i papirform (eller via mail)
• Give startskuddet til din virksomheds fremtidige udvikling og eksistensgrundlag
• Til stadighed have overblik over ”rigets tilstand” – hvor er vi lige nu, og hvad mangler

Noget, der alt sammen ofte tales om, når værdistrømsanalysen laves, og som til tider ses som uoverstigelige udfordringer, som ingen rigtig tror på kan lade sig gøre at ændre på.

Men tænk, hvis du tager det første skridt, ind i den digitale verden, hvor mulighederne er enorme og egentlig bare venter på at du tager beslutningen om, at der skal gøres noget, til glæde for såvel medarbejdere som kunder og leverandører.