STOP spild af TID skab overblik over opgaverne

Nå, hvad arbejder du så med ?

Det spørgsmål kan være meget sundt at stille sig selv engang imellem, for hvad er det EGENTLIG du laver, og hvad er det, du er ansat til.

Måske der er opgaver, som ikke skal udføres, måske der er noget som DU ikke skal udføre, måske du skulle tage et kig på det.

Vi bruger masser af tid på opgaver, som slet ikke er nødvendige, vi får blot ikke talt om dem, og fortalt om dem – så første skridt er, at få overblik over opgaverne.

#stopspildaftid #opgaveoverblik #talsammen #arbejdsglæde

Udgivet i STOP spild af TID | Tagget , | Skriv en kommentar

STOP spild af TID kig på kompetencerne

Bruger du kompetencematrixen, når du skal have overblik over hvem der kan hvad, og hvem der skal lære hvad ? 

Det er SPILD af TID ikke at have styr på kompetencerne, og SPILD af TID, at man som medarbejder ikke er uddannet godt nok, til de opgaver man skal udføre.

Hvordan ser det ud her op til ferien, er kompetencerne på plads, så man ikke kommer retur fra ferie, til en stor bunke af opgaver ?

Når du skal have en ny kollega, er der så en uddannelsesplan, så kompetencerne sikres og medarbejderen oplever et godt opstartsforløb, det kan du også bruge kompetencematrixen til.

Du kan få et eksempel på en skabelon til kompetencematrix på excel, bare skriv til mig på erna@storgaardinnovation.dk så mailer jeg det til dig.

#stopspildaftid #kompetencematrix #arbejdsglæde #uddannelsesplan

Udgivet i STOP spild af TID | Tagget , , , | Skriv en kommentar

STOP spild af TID – hvordan prioriterer du ?

Vi har til tider svært ved at prioritere vores tid, og vores handlinger hvilket godt kan være frustrerende for vore omgivelser.

Hvad skal der til for at vi bliver bedre til at prioritere ?

Se mit lille bidrag i den sammenhæng her:

Udgivet i STOP spild af TID | Tagget , , , | Skriv en kommentar

STOP spild af TID

Jeg laver en ny filmrække, som handler om at vi skal stoppe med at spilde tiden, for tid er ofte en mangelvare, både på arbejdet og i fritiden.

Dog vil jeg primært komme ind på den arbejdsrelaterede tid, med forskellige små filmklip, som forhåbentlig  kan give dig inspiration til hvordan du arbejder med begrebet tid.

Der er rigtig mange aspekter på TID – følg med og bliv inspireret.

Udgivet i STOP spild af TID | Tagget , , , , | Skriv en kommentar

Hvordan kommer man igang med LEAN?

En sag er at sige hvorfor man skal igang med LEAN, noget andet er HVORDAN man kommer igang.

Her mit bud på ting, du bør være opmærksom på, for at få succes med LEAN

Udgivet i Digitalisering, Forandringsledelse, Kommunikation og dialog, LEAN i praksis | Tagget , , , | Skriv en kommentar

Hvorfor skal du arbejde med LEAN ?

Der er masser af spørgsmål, når man skal sætte ord på HVORFOR man skal arbejde med LEAN, men der findes heldigvis lige så mange svar.

Se nogen af svarene i denne film, som er en ud af flere i rækken om, hvorfor LEAN kan gøre en positiv forskel, også på din arbejdsplads.

Udgivet i Digitalisering, Fokus på kunden, LEAN i praksis | Tagget , , , | Skriv en kommentar

Ingen digitalisering uden værdistrømsanalyse

Fra manuel til digital proces – i sammenhæng med LEAN

Gevinsterne er store ved at anvende LEAN og digitalisering i en sammenhæng, så de digitale initiativer bliver målrettede og i højere grad kommer til at skabe værdi og støtte op omkring allerede eksisterende processer.

Du tænker måske, at det jo bare gælder om at ændre de allerede eksisterende processer fra noget manuelt, til noget digitalt, så der i højere grad ”trykkes på en knap” og tingene bare sker uden menneskelige ressourcer.

Det har du til dels ret i, men anbefalingen herfra skal lyde, at du bør gennemgå processerne, og faktisk ofte en stor del af værdikæden, inden du begynder at tænke i digitaliseringer, for tænk nu, hvis du kommer til at lave noget digitalt, som faktisk slet ikke er nødvendig, om måske endda spild, det vil jo være omkostninger lige ud ad vinduet.

Hvordan kommer du så i gang med processen omkring digitalisering, det kan godt være lidt uoverskueligt, men faktisk slet ikke så slemt, når du sætter lidt struktur på.

Start med et overblik over opgaverne i din virksomhed, hvordan er sammenhængene, hvad er udfordringerne og hvordan styres processerne.

Du kan med fordel lave en stor planche, dels med et overordnet flow, men også med systemoverblik, og snitflader i værdikæden, så du derved skaber et godt fundament for at komme videre.

Lad værdistrømsanalysen vise dig vejen

I LEAN benyttes værdistrømsanalysen til at få overblik over processerne, fjerne spild, og synliggøre sammenhængen i hele værdikæden, noget der med meget stor fordel kan tages i brug, også når vi taler digitalisering.

Værdistrømsanalysen kan bruges fordi:

  • Du får overblik over eksisterende processer (værdikæden)
  • Du har mulighed for at optimere på processerne inden digitaliseringen igangsættes
  • Du har helt styr på fundamentet i din virksomhed, også omkring roller og ansvar
  • Du kan nemt engagere flere i processen, så ejerskabet bliver større
  • Du kan stort set (en til en) overføre din future state (fremtidsbilledet i analysen) til en digital strategi
  • Du har fokus på kunden og sikrer mervædi ved en faktuel tilgang

Alt i alt, så får du en endnu større gevinst, så de digitale tiltag virkelig bliver integreret i virksomheden.

Når analysen laves, vil der i første omgang måske ikke være så stort et fokus på den digitale del, da det jo endnu ikke, i så høj grad, er en del af hverdagen, så der arbejdes med en traditionel værdistrømsanalyse, hvor det er formålet at definere spild, forbedre flow og i de fleste tilfælde også forkorte gennemløbstiden.

Succesfuld digitalisering gennem hele værdikæden

Du vil opdage, at der faktisk er rigtig mange gode muligheder for at optimere processerne, også uden digitalisering, men det får lige en ekstra drejning, hvis vi også tager den del med, du kan for eksempel:

  • Skabe bedre overblik over dine kunder, og derved yde en langt bedre kundeservice
  • Undgå dobbeltarbejde, ved hjælp af genbrug af data
  • Få langt bedre overblik over lagerbestande, indkøb, leverandører osv.
  • Styre dit flow, så opgaver overdrages digitalt og ikke i papirform (eller via mail)
  • Give startskuddet til din virksomheds fremtidige udvikling og eksistensgrundlag
  • Til stadighed have overblik over ”rigets tilstand” – hvor er vi lige nu, og hvad mangler

Noget, der alt sammen ofte tales om, når værdistrømsanalysen laves, og som til tider ses som uoverstigelige udfordringer, som ingen rigtig tror på kan lade sig gøre at ændre på.

Men tænk, hvis du tager det første skridt, ind i den digitale verden, hvor mulighederne er enorme og egentlig bare venter på at du tager beslutningen om, at der skal gøres noget, til glæde for såvel medarbejdere som kunder og leverandører.

Lær at lave en værdistrømsanalyse

Udgivet i Digitalisering, Forandringsledelse, LEAN i praksis | Tagget , , | Skriv en kommentar

Digitalisering koster en formue…

Lige så snart jeg siger ordet digitalisering, så ser jeg pengene fosse ud af kassen, for det koster jo en formue at investere i sådan noget stads.

Ja, det tænker vi nok i første omgang, men ved nærmere eftertanke, så er der faktisk oftest besparelser at hente, ved at indføre en effektiv transformation, fra de mere manuelle processer og over i en mere digital verden.

Dobbeltarbejde er årsag til mange fejl og stjæler tid

Tænk blot på dine medarbejdere, hvor ofte sidder de og taster de samme oplysninger igen og igen, fordi diverse systemer ikke lige “taler sammen” – hvor ofte laves der fejl i disse indtastninger, og hvor ofte er noget ikke tastet, da det gøres i “bunker”, da det er lidt bøvlet (og måske kedeligt).

Dobbeltarbejde, bliver ingen gladere af, og slet ikke dine kunder, som måske oplever fejl, og langsommelig sagsbehandling til følge.

Hvor mange minutter bruger du på ovenstående, prøv at lave et lille eksperiment, hvor du noterer hvor ofte du laver noget dobbelt – bare for at se hvad tid det tager. Hvis det så er nogle minutter om dagen, bare hos dig, ja så kan du jo gange op med det antal kolleger, der gør det samme, så bliver det måske til en times tid (eller mere) om dagen.

Hvad koster en time om dagen? – nå ja, ikke det store, tænker du måske, men tænk så hvad du kunne have lavet i stedet for dobbeltarbejdet, måske noget værdiskabende, som dine kunder bliver glade for, og som de måske gerne vil betale for, ja så giver det pludselig mening at arbejde med.

Sagsstyring kan også gøres digitalt

Går vi i en anden retning, så kan vi se på sagsstyringen, eller hvad i nu kalder det, hvordan gør i det ?

Måske er det papir i omslag, som flyttes i nogle sirlige systemer, som måske kun du kender til, eller i har et fælles excel-ark, som opdateres (hvis du husker det), noget der også tager tid.

Du skal måske give en opgave videre til en kollega, og have det retur igen, alt sammen håndbåret, eller måske via mail, – jamen det fungerer jo fint, og vi klarer det.

Men måske du skulle kigge digitalt, der er igen masser af muligheder for at digitalisere sagsstyringen, så du bliver guidet igennem dine processer, og kan aflevere opgaver digitalt til kollegerne, få dem retur igen, sende sms’er til kunderne, eller hvad du nu har brug for, alt sammen noget der sættes op, så det passer lige ind i dit behov.

Gevinsten er helt klart, at du får et meget bedre overblik over dine (og kollegernes) sager, du bliver mindet om hvornår du skal gøre hvad, og du slipper for uendelig mange mails i indbakken.

Kig på værdikæden med LEAN-briller inden igangsætning

Hvis du nu tænker, åh ja, det er smart, så skal du nok lige tænke dig om igen, for det gælder altså ikke bare om at “sætte strøm til” dine aktiviteter, så kører det bare derudaf.

Det vil være en rigtig god ide at kigge på værdikæden med LEAN-briller på, inden du digitaliserer, så du har fjernet spildet ud af processerne, og fået helt styr på roller og ansvar i hele værdikæden, ellers kan det gå rigtig galt (og blive dyrt)

Ved hjælp af værdistrømsanalyser, kan du eliminere det meste spild, og få det fornødne overblik over værdikæden og derefter den videre proces ind i den digitale transformation, som udarbejdes ud fra det fremtids-scenarie der laves, altså future state.

Så er det faktisk ikke så dyrt at blive digital

Sparet er tjent, siger man, og det gælder også i dette tilfælde, for du vil komme til at spare tid og kostbare ressourcer, ved at anvende ovenstående metode, ikke dermed sagt, at i skal være færre medarbejdere, nej, du får plads til udvikling, måske får du mindre overarbejde, mere tilfredse kunder (og flere af dem) – samt en unik mulighed for at bruge dine ressourcer på noget værdiskabende, også i fremtiden.

Sidegevinsten er desuden, at du ofte vil få et langt bedre grundlag for at vurdere “Rigets tilstand” nu og her, så du ved hvor du står, og ikke handler ud fra egne og kollegers mavefornemmelser.

Håber dette giver inspiration til at gå den digitale vej, det betaler sig.

Digitalisering koster en formue

Udgivet i Digitalisering, Fokus på kunden, LEAN i administrative processer, LEAN i praksis | Tagget , , | Skriv en kommentar

Er du klar til robotternes indtog ?

Vi kan næsten ikke åbne en avis, eller et TV-program i nyhedsstrømmen, uden at kunne konstatere at ROBOTTERNE KOMMER om vi vil det, eller ej.

Sådan er udviklingen, så vi kan lige så godt vænne os til tanken, og glæde os over at vi kan være en aktiv del af denne proces, som bare tonser derudaf, gad vide hvor det ender, min fantasi rækker bestemt ikke.

Men er vi klar til denne automatiserede produktion?Robot

Det er noget af et projekt, at tilpasse en virksomhed til en mere automatiseret produktion, uanset om det er i de administrative processer, hvor IT-systemer i høj grad er vejen frem, eller om det er i produktionen noget mekanik tager helt, eller delvis over.

Uanset hvad, så gælder det om at have helt styr på processerne i værdikæden, ellers får man ikke det optimale udbytte af sin investering.

Investerer man i en automatisering i en produktion, så hjælper det jo ikke noget, hvis der ikke er styr på såvel råvareflow, som emballage, planlægning osv. det siger næsten sig selv, men kommer desværre til tider bag på nogen.

Ser vi på de administrative processer, så fordrer IT-systemer, at der er styr på input og data – ellers bliver output ikke optimal.

Ikke nogen større raketvidenskab, når vi taler om det, men hvordan finder man så ud af alt det i praksis?

Inddrag medarbejderne i analysearbejdet og forbered jer godt

Det kan ikke siges for ofte, at det altså er medarbejderne, der er tættest på processerne, så lad dem være med til at forberede jer til “robotternes indtog” – brug gerne værdistrømsanalysen, som kan være med til at skabe overblik, dels over nuværende arbejdsmetode, men bestemt også over fremtidens metode, som jo i første omgang er et kvalificeret gæt – men på sigt bliver den nye standard for arbejdets udførsel.

Start desuden i rigtig god tid, for det tager tid, ikke mindst at lave analyserne, men også at blive klar med diverse handlinger, som er defineret under analysearbejdet, man kan jo lige så godt gøre det ordentligt 🙂

Du kan også analysere dig frem til om automatisering er mulig

Vi ved det jo ikke, altså om noget automatik kan hjælpe her og der – for vi har ikke så meget forstand på den slags, men det er der heldigvis andre der har.

Går du i overvejelser omkring noget automatisering, så meld det ud, der er masser af muligheder for at få hjælp – jeg kender en del i mit netværk, som gerne kommer med nogle ideer.

Det eneste der er sikkert er – Hvis du IKKE gør noget, ja så sker der IKKE noget.

Jo måske alligevel – du HALTER bagefter, og mister markedsandele, og det vil jo være ærgerligt, tænker jeg.

PS. Jeg er ikke særlig god til at tegne robotter…

Udgivet i Forandringsledelse, LEAN i administrative processer, LEAN i praksis, LEAN i produktion | Tagget | Skriv en kommentar

10 aktive dage – og du er godt på vej med LEAN

Hvor lang tid tager det at arbejde med LEAN, hvad skal der til for at komme igang, hvem skal involveres, hvad koster det.

Spørgsmål er der nok af, jeg vil her prøve at give noget af svaret, som naturligvis ikke kan trækkes ned over alle LEAN tiltag, men er et godt fingerpeg synes jeg.

Hvad skal der til for at komme igang med LEAN?

Det spørgsmål stiller man sig vel altid, uanset hvad man sætter igang for der er masser at se til og prioriteringerne er svære, for hvornår gør man det helt rigtige.

Skal man igang med LEAN, eller tænker man på at gå igang, så skal man allerførst sætte sig ind i hvad LEAN går ud på, eventuelt ved at læse artikler, bøger eller andet. Måske man har en bekendt der kan fortælle om det, eller man er med i et netværk så man har mulighed for at besøge nogen der har erfaringer i den retning.

Der findes også et væld af muligheder for at uddanne sig, deltage i introduktionsarrangementer eller andet, hvor LEAN formidles på et generelt plan, som du efterfølgende skal “oversætte” til din virksomhed.

Det med at “oversætte” LEAN, så det giver mening i egen organisation kan godt være rigtig svært, for man ved ikke helt hvad der skal tages hul på, osv. – så min anbefaling er at man tager fat på en professionel (konsulent eller lignende) der kan komme med de første anbefalinger til en god opstart.

Når jeg er ude til det første møde tager det typisk 1-2 timer, eventuelt med en rundvisning men under alle omstændigheder en god snak om, hvilke udfordringer det er man gerne vil have taget fat på, ofte benytter jeg mine LEAN-hæfter i den sammenhæng, for at vise forskellige billeder, skemaer eller andet, som underbygger det vi taler om.

Efterfølgende laves der typisk et oplæg til et forløb, som det kan se ud, med forslag til antal dage, LEAN-væktøjer, deltagere osv. – alt efter hvilken opgave der er tale om.

Hvem skal involveres i LEAN ?

I min optik skal så mange som muligt have muligheden for at blive involveret, når der arbejdes med LEAN for det er ikke nogen “LOGE” vi etablerer med en  masse hemmeligheder,  som ingen andre må vide noget om.

Det er ufattelig vigtig at have tæt kontakt med medarbejderne, og have dem med i processen, for det er jo dem der er TÆTTEST PÅ OPGAVERNE i det daglige og har masser af input til hvad der med fordel kan gøres smartere.

Derudover skal der naturligvis være fuld opbakning fra ledelsens side, såvel toppen som længere nede i hierakiet, ellers får medarbejderne typisk “ikke lov til” at bruge den fornødne tid på forbedringsarbejdet og det hele kuldsejler på et tidspunkt.

Der er skrevet masser af blog indlæg om dette tema, så søg her på siden, og du finder en del om det.

Man må på ingen måde gå på kompromis i forhold til involvering, engagement osv. – det kan  ikke siges ofte nok.

Hvor lang tid tager det at arbejde med LEAN ?

I bund og grund tager det “resten af arbejdslivet” i den virksomhed hvor du er ansat, for starter man først op på LEAN er tanken, at man ikke stopper igen, ligesom et andet projekt som har en udløbsdato, det har LEAN ikke.

Pointen er, at vi hele tiden arbejde med målstyring, resultater, årsager, ideer, forbedringer, hvilket jo aldrig stopper, desuden er der hele tiden brug for at se på processer, kende værdikæden, optimere på den i forhold til nye teknologier osv. – så LEAN STOPPER ALDRIG.

Dog kan jeg godt komme med et kvalificeret bud på,  hvor lang tid det tager at komme godt igang med LEAN, og derved få de første effekter af de tiltag der igangsættes.

Mit bud er 10 DAGE – hvor man aktivt arbejder med udarbejdelsen af 10 dageværdistrømsanalyser, målstyring, handleplaner, problemløsning osv.

Alt sammen afhængig af hvor man starter, men et pilotområde kommer rigtig langt i den periode, også med rigtig gode afkast, så det er bestemt ikke spild af tid.

Hvad koster det at arbejde med LEAN ?

Nu er det ikke sådan at jeg vil sidde her og give en præcis priskalkule på hvad LEAN koster, det vil ikke være rimeligt.

Det kan dog siges, at der skal kastes en del ressourcer efter det, også af menneskelig karakter, da der naturligvis skal være såvel medarbejdere som ledere, der deltager i de forskellige workshops, som de 10 dage tager.

Min oplevelse er helt klart, at pengene og ressourcerne er givet rigtig godt ud, og at der oftest er langt højere gevinst end udgift på at kaste sig ud i at arbejde med LEAN.

Det bonner faktisk ind på flere fronter, da man også ofte vil opleve en større forståelse af teamsamarbejdet, helheden i virksomheden og i det hele taget mere engagerede medarbejdere, så det er rent win-win, da glade og engagerede medarbejdere i det hele taget “producerer bedre” end hvis de er kede af at gå på arbejde.

Hvad er dit første skridt i forhold til LEAN ?

Sidder du nu og tænker, det lyder da meget spændende, jeg vil godt høre mere, eller hvor kan jeg læse noget, så er hjælpen lige her.

Du kan skrive til mig via min kontaktformular så kan du få mine letlæselige og meget roste hæfter, helt gratis.

Du kan også bede mig om at kigge forbi til en uforpligtigende snak om LEAN, så du får konkrete input til hvad det ville være godt at gå igang med i din virksomhed.

Du kan også læne dig tilbage og sige – dette LEAN, det er vist ikke noget for mig !

Du bestemmer helt selv, jeg håber dog du vælger en af de første løsninger.

Udgivet i LEAN i praksis, LEAN-implementering | Tagget | Skriv en kommentar